Att säga för lite för tidigt skapar rykten!
Att säga för mycket för sent orsakar chock!

För att förbli relevant gör många företag idag betydande förändringar på olika nivåer samtidigt. Enligt en aktuell undersökning av Gartners upplever över 80% av de anställda “kulturella spänningar” eller konkurrerande prioriteringar som de har svårt att balansera. Därför är det extra viktigt att vara tydlig när man kommunicerar, vara närvarande och ha en överblick över all personal. Det är viktigt att förstå verkligheten för att begränsa rykten och missnöjet som kan spridas.

Alla organisationer är sammanflätade av ett osynligt nätverk av relationer. Dessa informella strukturer inom organisationer kan ses som vinrankor som slingrar sig och sveper in i en svårbegriplig och nästan ogenomtränglig väv: chef / underordnad, ägare / chef, säljare / kund, kund / leveransservice, kollega / kollega etc.

Relationerna kan vara historiska eller relaterade till människors ömsesidiga intressen, kön, åsikter, politik, värderingar – ibland är de till och med frågan om familjeband. Alla dessa relationer är som välutvecklade vinrankor, och de styr hur människor tänker och beter sig. När chefer eller kommunikatörer ser på en organisation på detta sätt inser de ganska snabbt hur viktigt det är att säga saker på rätt sätt och vid rätt tidpunkt.

När en förändringsprocess pågår sprids nyheter snabbt. Ljud sipprar ut ur ett konferensrum, en fråga besvaras tvetydigt, eller ett ofullständigt dokument kan göra rundorna som CC i ett mejl.

Var närvarande som ledare och kommunikatör

Som ledare kommer du aldrig att ha vattentät kontroll över gruppen som du ansvarar för, och det är inte lika naturligt för alla ledare att säga rätt saker på rätt sätt eller att hålla tyst för den delen. Det är inte alltid lätt att vänta och att hålla tyst till rätt tillfälle.

Det är dock viktigt att inse att du som ansvarig för att genomföra förändring har ett särskilt ansvar och förväntas förmedla säkerhet och tydlighet. Det finns mycket att tänka på. Att väga dina ord och vara äkta är inte lätt alla gånger. Kom ihåg att misslyckande med att kommunicera också är kommunikation, men att kommunicera är oftast bättre än inte alls. Det handlar om att våga, ingen är perfekt. Det är viktigt att vara personligen närvarande i de pågående konversationerna; dina handlingar kommunicerar ofta tydligare än dina ord. Genom att vara närvarande kan du också förstå vinrankorna och justera din kommunikation för att förhindra felaktiga tolkningar av ditt budskap eller dåliga attityder till det.

För att illustrera de möjliga effekterna av vinrankan, låt oss titta på en av våra egna upplevelser.

Det är fallet med ett företag som varit mycket framgångsrikt i många år. Konjunkturcykeln och kundernas omättliga efterfrågan av nya produkter hade skapat en framgångskultur. Under det senaste decenniet hade företaget också expanderat geografiskt, etablerat sig i flera länder och förvärvat lokala konkurrenter under vägen. Kort sagt hade affärer varit mycket bra under mycket lång tid; dock vek marknadstillväxten plötsligt och en kraftig nedåtgående inleddes.

Det blev uppenbart för cheferna att ytterligare tillväxt med befintlig verksamhet inte längre var realistisk: ”Vi måste ifrågasätta oss själva.”

Den mentala anpassningen för alla var svår att hantera. Efter de första uppsägningarna gick vinrankan varma, full av aktivitet som aldrig tidigare. Bekymmer uttrycktes och rykten spreds snabbt.

Det fans två viktiga orsaker till detta: ledningen själva stannade i ett tillstånd av förnekelse och förvirring för länge, och de insåg inte vikten av att kommunicera ”dåliga” nyheter på ett öppet och autentiskt sätt.

För de anställda kändes det som om de guppade runt på ett stormigt hav utan flytvästar. De skickligaste simmarna letade efter nytt, säkrare land. Medan de som var osäkra (eller som inte kunde simma) stannade upp och trampade sig trötta i vattnet och väntade på räddning.

Vårt exempel illustrerar vinrankans kraft och vad som händer när människor känner att de arbetar i osäkra förhållanden på grund av brist på tydlig och ärlig kommunikation.

Vinrankan kan dock också användas för att förflytta ett företag i en positiv riktning, i tider med positiv och progressiv förändring. Vi bör försöka se det som en möjlighet som vi kan påverka, och inte nödvändigtvis alltid ett hinder för förändring.

Hur kan vi få vinrankan att fungera för oss?

Du behöver modet för att vara uppriktig, du måste vara kristallklar om förändringens ambition och mål och, mycket viktigare, du måste öva aktivt att lyssna för att förstå vad som faktiskt händer i din organisation.

Praktiska tips för förändringskommunikatören

• Förstå vinrankorna genom att analysera samtalen i organisationen. Identifiera organisationens nuvarande förändringskapacitet och benägenhet kopplad till den specifika förändringen. Det finns användbara metoder för att göra denna typ av analys; Förändringsbarometern utvecklad av Symbal är en av dessa.
• Visualisera varför du vill ändra och vad förändringen handlar om. Hjälp människor att se, känna och förstå framtiden. Med en kreativt förpackad berättelse kan du underlätta berättelsen för varje chef eller kommunikatör som ska föra den vidare. På detta sätt är budskapet sammanhängande. Ju färre variationer desto bättre. Ge exempel på de önskade effekterna av förändringen baserat på de lokala förhållandena, men håll orsaken och framtidsvisionen för helheten ”ren”.
• Håll örat på marken under hela förändringsresan. Ett praktiskt tips är att rekrytera dina egna förändringsagenter. Se till att de är engagerade och att du håller kontinuerlig kontakt med dem. De kan hjälpa dig att använda vinrankan till din fördel.
• Var närvarande där diskussionerna pågår. Oavsett om det är i det fysiska eller det digitala rummet – du borde vara där. Ta initiativ för strukturerade samtal där du deltar och visa att du bryr dig. Rör dig i korridorerna och lyssna på vinrankornas surr. Genom att vara närvarande kommer du att kunna identifiera de åsikter och attityder som fungerar för förändring, men också de som arbetar mot det.